Secretaresse in Utrecht

Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning binnen een landelijk kantoor en helpt zo het bestuursbureau en je collega’s optimaal te werken. Je bent veel bezig met agendabeheer, het plannen van afspraken en het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen. Daarbij zorg je dat vergaderstukken goed voorbereid en compleet zijn en ondersteun je bij de uitvoering en verslaglegging van overleggen. Je werkt nauw samen met het managementsecretariaat en draagt bij aan een overzichtelijke, zorgvuldige en professionele ondersteuning.

Wat ga je doen:

• Je verzorgt het agendabeheer voor hoofden van afdelingen en attendeert op gemaakte afspraken.
• Je bereidt interne en externe afspraken zorgvuldig voor.
• Je plant en organiseert interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen.
• Je bereidt bijeenkomsten en vergaderingen van de Stuurgroep Projecten voor.
• Je stelt agenda’s op en maakt vergaderstukken gereed en verspreidt deze.
• Je verzorgt bij afwezigheid van collega’s de verslaglegging.
• Je beoordeelt vergaderstukken inclusief bijlagen op volledigheid en onderneemt actie als dat nodig is.

Eisen:

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Office.

Wensen:

• Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op mbo 4 niveau in de richting van secretarieel of administratief.
• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of in een vergelijkbare functie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het overzichtelijk beheren, verwerken en terugkoppelen van documenten en vergaderstukken aan betrokkenen.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het gelijktijdig ondersteunen van minimaal drie afdelingshoofden, waaronder agendabeheer, het plannen van afspraken en het voorbereiden van overleggen.

Competenties:

• Je beschikt over organisatorische en administratieve vaardigheden zoals planning, agendabeheer en noteren.
• Je hebt een dienstverlenende instelling.
• Je werkt gestructureerd, systematisch en accuraat.
• Je bent verantwoordelijk, zelfstandig en samenwerkingsgericht.
• Je beschikt over goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
• Je bent stressbestendig en blijft kalm bij werken onder tijdsdruk.
• Je handelt integer bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken:

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp.
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Wat bieden wij vanuit All About Work:

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.