Bestuurssecretaresse in Utrecht

Je vervult een centrale en verbindende rol binnen het bestuurssecretariaat en ondersteunt het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Met jouw nauwkeurigheid en proactieve houding ontzorg je het bestuur op een manier die echt het verschil maakt. Je werkt in een rol waarin schakelen, prioriteren en samenwerken centraal staan.

Wat ga je doen

• Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of directieleden.
• Je werkt volgens de uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat je als team efficiënt en eenduidig samenwerkt.
• Je beheert en bewaakt proactief de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de directieleden.
• Je bepaalt prioriteiten in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken en adviseert hierover.
• Je kijkt mee in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning.
• Je bereidt de wekelijkse portefeuillehouderoverleggen voor, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris.
• Je beheert de gezamenlijke mailbox en zet informatie en acties uit naar het college of collega’s.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een secretariële richting.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse bij een overheidsorganisatie.
• Je bent beschikbaar per 1 december 2026 voor minimaal 28 uur per week.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals Notubox of MS Office.

Wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met agendabeheer op bestuurlijk niveau voor wethouders en directie, en je kunt duidelijk benoemen waar je deze ervaring hebt opgedaan.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met secretariële en organisatorische werkzaamheden binnen een overheidsinstelling of gemeentelijke organisatie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met de in de uitvraag gevraagde competenties en je kunt toelichten waar je deze in eerdere functies hebt toegepast.

Competenties

• Je bent klantgericht.
• Je kunt goed samenwerken.
• Je bent stressbestendig.
• Je bent omgevingsbewust en politiek sensitief.
• Je beschikt over organisatievermogen en bent sterk in plannen en organiseren.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent proactief.
• Je bent flexibel.
• Je werkt zelfstandig.
• Je bent integer.
• Je bent besluitvaardig en gedecideerd.
• Je bent empathisch.