Afdelings- en MT secretaris Mobiliteit in Rotterdam

Je vervult een centrale rol binnen de afdeling Mobiliteit en zorgt ervoor dat bestuurlijke stukken soepel en zorgvuldig door het proces lopen. Je bent dé vraagbaak voor collega’s van de afdeling Mobiliteit en het bestuurlijke team van de wethouder. Met jouw overzicht, nauwkeurigheid en coördinatievermogen draag je direct bij aan een goede samenwerking en bestuurlijke besluitvorming. Je werkt in een dynamische omgeving waarin je veel schakelt met verschillende betrokkenen. Daarbij combineer je inhoudelijke ondersteuning met procesbewaking en kwaliteitscontrole.

Wat ga je doen:

• Je behandelt bestuurlijke stukken van de afdeling als belangrijk en vast onderdeel van je werkweek.
• Je coördineert samen met 2 naaste collega’s de bestuurlijke stukken voor de afdeling.
• Je toetst bestuurlijke stukken op vormvereisten en taal.
• Je werkt in het proces van bestuurlijke stukken via het systeem DIVA BB.
• Je bent een vraagbaak voor collega’s van de afdeling mobiliteit en het bestuurlijke team van de wethouder.
• Je verdeelt en belegt de werkzaamheden in de afdeling.
• Je bewaakt de voortgang, termijn en de kwaliteit van de geschreven stukken en stemt af in de keten.
• Je begeleidt collega’s, met in achtneming van hun eigen verantwoordelijkheid, bij het doorlopen van het proces door te adviseren, te controleren en te rappelleren.
• Je signaleert kwantitatieve en kwalitatieve trends en rapporteert hierover aan de collega’s en/of het management.
• Je draagt bij aan uitgaande bestuurlijke en ambtelijke stukken van hoge kwaliteit.
• Je werkt met 3 collega’s aan de bestuurlijke stukken en burgermeldingen van de afdeling.
• Je beheert de algemene mailbox van de afdeling, waarin ook niet-bestuurlijke vragen binnenkomen en allerlei adviesverzoeken.

Over jou:

• Je werkt nauwkeurig.
• Je bent goed in plannen en beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden.
• Je krijgt energie van het structureren, organiseren, ondersteunen en zaken efficiënter maken.
• Je weet goed te prioriteren en coördineren.
• Je bent digitaal vaardig en je maakt nieuwe systemen snel eigen.
• Je handelt integer.
• Met in achtneming van je verantwoordelijkheden oefen je je functie adequaat en zorgvuldig uit.
• Als spin in het web zorg je ervoor dat alle collega’s input leveren en stem je deze af met vele spelers in het proces.
• Je werkt resultaatgericht en beschikt over vaardigheden in het aansturen van processen en het coördineren van werkzaamheden.
• Je onderhoudt contacten met verschillende belanghebbenden en beschikt over uitstekende communicatievaardigheden.
• Je brengt zowel gevoel voor je omgeving mee (voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen), als vermogen om samen te werken.

Eisen:

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding.
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met de bestuurlijke besluitvorming als bestuurlijk adviseur, secretaris of vergelijkbaar, opgedaan in de afgelopen 10 jaar.
• Je hebt werkervaring opgedaan bij een gemeente met minimaal 160.000 inwoners.

Wensen:

• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring opgedaan op het gebied van mobiliteit.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een coördinerende rol in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met digitale archivering.