Document Manager in Arnhem

Als Document Manager lever je een directe bijdrage aan complexe offshore projecten die essentieel zijn voor de energievoorziening van morgen. Je zorgt voor een gestructureerde, volledige en kwalitatief hoogwaardige beheersing van projectdocumentatie gedurende de hele projectlevenscyclus. In deze rol bewaak je documentatiestromen, contractuele eisen en archiveringsprocessen binnen een projectteam met veel interne en externe stakeholders. Je werkt vanuit Arnhem en bent minimaal 2 dagen per week op locatie, met incidentele reizen naar projectlocaties in het westen van het land. Het gaat om een tijdelijke opdracht ter vervanging van ziekte.

Wat ga je doen

• Je zorgt ervoor dat alle documentatiestromen voldoen aan de gestelde kwaliteitsnormen.
• Je monitort en bewaakt contractuele documentatiespecificaties, zoals UAV-GC vereisten.
• Je signaleert mogelijke systeemverbeteringen en werkt samen met verantwoordelijken om deze door te voeren.
• Je beheert het volledige documentatiedossier binnen de toepasselijke systemen en zorgt voor correcte archivering.
• Je stelt projectinterne documentatiearchivering op en onderhoudt deze conform specificaties en projectspecifieke eisen.
• Je coördineert documentatiearchivering en kwaliteitsborging binnen systemen zoals SharePoint en andere samenwerkingsplatformen.
• Je coördineert, organiseert en verzorgt indien nodig trainingen voor management en document controllers over het Document Management Systeem.
• Je stelt rapportages op, bewaakt contractuele beoordelingstermijnen en volgt interne deadlines voor documentreviews op.
• Je registreert en implementeert lessons learned voor continue verbetering.
• Je beheert en controleert het proces rondom de definitieve overdracht van documentatie aan relevante stakeholders.
• Je draagt actief bij aan een veilige werkomgeving voor jezelf, collega’s en opdrachtnemers.

Over jou

• Je beschikt over hbo-werk- en -denkniveau.
• Je bent analytisch sterk en herkent verschillende belangen om daarover een evenwichtig oordeel te vormen.
• Je communiceert helder en organiseert en plant werkzaamheden effectief.
• Je hebt een proactieve werkhouding en draagt graag verbeteringen aan.
• Je werkt nauwkeurig, kwaliteitsbewust en hebt oog voor detail en procesbeheersing.
• Je bent een teamspeler die effectief samenwerkt met verschillende disciplines en stakeholders.
• Je herkent jezelf in de waarden eigenaarschap, verbinding en moed.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt minimaal vijf jaar ervaring met het organiseren en beheren van documentatie- en informatiestromen binnen complexe projectorganisaties.
• Je bent beschikbaar voor de hele gevraagde periode in de aanvraag.
• Je bent minimaal 2 dagen per week op locatie in Arnhem aanwezig.
• Je bent maximaal 2 keer per maand beschikbaar om naar andere projectlocaties in het westen van het land te reizen.

Wensen

• Je hebt bij voorkeur ervaring binnen de infrastructuur- of offshoresector.
• Je hebt kennis van documentbeheersystemen.
• Je hebt ervaring met systemen zoals Thinkproject en/of Aconex.