In één oogopslag
- Taken: Ondersteun het inkoopteam bij reguliere inkooptrajecten en zorg voor een correcte vastlegging.
- Bedrijf: Een dynamische organisatie met focus op inkoop en contractmanagement.
- Voordelen: Snelle sollicitatieprocedure, pensioenopbouw en goede begeleiding.
- Overige informatie: Kansen voor persoonlijke ontwikkeling en groei binnen een ondersteunend team.
- Waarom deze baan: Maak impact door bij te dragen aan efficiënte inkoopprocessen binnen de overheid.
- Kwalificaties: MBO niveau 4 en minimaal 4 jaar ervaring met inkoopprocessen.
Het verwachte salaris ligt tussen 36900 - 45100 € per jaar.
Je ondersteunt de afdeling Bedrijfsvoering, team Inkoop en Contractmanagement, bij de uitvoering van reguliere inkooptrajecten binnen vastgestelde kaders. Je beoordeelt zelfstandig inkoopzaken die via het zaaksysteem worden ingediend wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaand beleid, procedures, standaarden en formats. Je bewaakt de kwaliteit, voortgang en volledige vastlegging van het inkoopproces. Daarnaast lever je een bijdrage aan de spendanalyse en help je de organisatie inzicht te krijgen in de doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkoop.
Wat ga je doen:
- Je neemt reguliere inkoopvragen in behandeling via het zaaksysteem InProces.
- Je bespreekt de inkoopbehoefte met de interne opdrachtgever en zorgt dat deze voldoende duidelijk is om het inkoopproces te starten.
- Je bepaalt welke processtappen moeten worden doorlopen aan de hand van bestaande kaders, procedures en werkwijzen.
- Je zorgt voor een correcte afronding en vastlegging van inkooptrajecten in het zaaksysteem.
- Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor reguliere vragen over inkopen en het inkoopproces.
- Je legt procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden uit.
- Je ondersteunt opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en helpt deze concreet en uitvoerbaar te maken.
- Je ondersteunt opdrachtgevers bij het correct toepassen van vastgestelde procedures en formats.
- Je ondersteunt de Inkoopadviseur bij complexe inkooptrajecten.
- Je past het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid en de bijbehorende procedures toe.
- Je herkent situaties waarin de reguliere werkwijze niet volstaat.
- Je signaleert afwijkingen, risico’s en mogelijke onrechtmatigheden en legt deze waar nodig tijdig voor aan de Inkoopadviseur.
- Je legt gemaakte keuzes en relevante processtappen navolgbaar vast.
- Je voert binnen de gestelde kaders zelfstandig een spendanalyse uit en bespreekt deze binnen het team Inkoop.
- Je ondersteunt bij het opstellen en actueel houden van de inkoopkalender.
- Je ondersteunt bij het actueel houden van informatie over inkopen en aanbesteden op intranet en de gemeentelijke website.
Eisen:
- Je hebt aantoonbaar een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
- Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met inkoop, aanbestedingen of het begeleiden van inkoopprocessen.
- Je hebt aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures.
- Je hebt aantoonbare kennis van aanbestedingsrecht.
- Je bent aantoonbaar beschikbaar voor het in de uitvraag genoemde aantal uren per week en gedurende de gevraagde periode.
Wensen:
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het uitvoeren en ondersteunen van reguliere inkooptrajecten, waarbij je minimaal 2 concrete voorbeelden kunt toelichten.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met publieke inkoop binnen een overheidsorganisatie.
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met administratieve verwerking, inkoopdocumenten en dossieropbouw.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met procesmatig, digitaal en cijfermatig werken, waaronder digitale inkoop-, contract-, zaak- of administratieve systemen, het zorgvuldig registreren en beheren van gegevens en het werken met financiële gegevens en analyses.
- Je hebt aantoonbare relevante aanvullende opleiding op het gebied van inkoop, waarbij Nevi of een gelijkwaardige opleiding is gevolgd.
Competenties:
- Je leert van anderen over zaken op je vakgebied en past nieuwe methoden en technieken toe.
- Je blijft alert en geconcentreerd.
- Je houdt je aan de gestelde kwaliteitseisen en werkt zorgvuldig zonder veel fouten.
- Je ziet het nut van regels en procedures en voegt je zonder moeite naar de bestaande regelgeving.
- Je beschikt over een adequate woordenschat en schrijft helder.
- Je bent duidelijk verstaanbaar en spreekt in begrijpelijke termen.
Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken:
- Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
- All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
- Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp.
- Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
- CAO van de opdrachtgever is van toepassing.
Administratief Medewerker Inkoop werkgever: All About Work
All About Work is een uitstekende werkgever die zich richt op de warmtetransitie in Soesterberg. Met een sterke focus op samenwerking en communicatie biedt het bedrijf een stimulerende werkomgeving waar medewerkers de kans krijgen om hun vaardigheden verder te ontwikkelen en bij te dragen aan duurzame projecten. De cultuur is open en collegiaal, wat zorgt voor een prettige sfeer waarin iedereen zich kan ontplooien.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Administratief Medewerker Inkoop kunt binnenhalen
✨Gebruik je netwerk in de inkoopwereld
Duik in de inkoopgemeenschappen die erbij jou in de buurt zijn of online. Netwerk met vakgenoten en neem deel aan lokale events zoals inkoopconferenties of meetups. Dit kan deuren openen naar kansen die je misschien anders niet zou zien!
✨Word actief in inkoopgroepjes
Zoek naar groepen of forums op platforms zoals LinkedIn waar inkoopprofessionals samenkomen. Deel je kennis, stel vragen en laat jezelf zien. Als je zichtbaar bent in zulke groepen, kunnen mensen je sneller in gedachten houden voor vacatures bij bedrijven zoals All About Work.
✨Zet je eerdere ervaring in de schijnwerpers
Bij een fulltime rol is het cruciaal dat je jouw eerdere inkoopervaring goed presenteert. Zorg ervoor dat je duidelijk maakt hoe je invloed hebt gehad op het inkoopproces en welke resultaten je hebt geboekt. Vergeet niet om dit te delen tijdens netwerkgesprekken!
✨Kijk ook naar niet-traditionele kanalen
Denk buiten de gebaande paden om inkooprollen te vinden. Volg blogs, luister naar podcasts over inkoopstrategieën en zoek naar verborgen kansen op nichejobboards. Vergeet niet dat wij bij StudySmarter ook altijd vacatures hebben. Check onze website regelmatig!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Administratief Medewerker Inkoop te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Show je inkoopvaardigheden!:Inkoop draait om specifieke vaardigheden zoals onderhandeling, leveranciersbeheer en kostenanalyse. Zorg ervoor dat je deze vaardigheden duidelijk presenteert in je CV. Geef ook voorbeelden van situaties waarin je deze vaardigheden hebt toegepast, dat laat zien dat je praktijkervaring hebt.
Je motivatie is key:In je motivatiebrief wil je laten zien waarom je deze functie bij All About Work wilt. Vertel niet alleen waarom je inkoop interessant vindt, maar ook wat je uniek maakt in deze rol. Wat kun jij bijdragen aan de inkoopprocessen binnen dit bedrijf?
Certificaten zijn een plus:Als je ooit cursussen of certificaten hebt behaald in inkoop of gerelateerde gebieden zoals supply chain management, vergeet dan niet om deze te vermelden. Dit kan je profiel extra gewicht geven en je onderscheiden van andere kandidaten.
Afstemmen op de bedrijfscultuur:Bedrijven in de inkoopsector waarderen vaak teamwork en goede communicatie. Maak je passie voor samenwerking en het verbeteren van processen duidelijk. Laat zien dat je goed kunt samenwerken met verschillende teams en leveranciers binnen All About Work.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij All About Work
✨Bereid je voor op onderhandelingsgesprekken
Als inkoper is onderhandelen een cruciale vaardigheid. We moeten ons voorbereiden op vragen over hoe we eerdere onderhandelingen hebben geleid en wat je strategieën waren. Denk aan voorbeelden en resultaten die je kunt delen tijdens het interview.
✨Show je analytische vaardigheden
In de inkoop komt veel gegevensanalyse kijken. Zorg ervoor dat je kunt uitleggen hoe je analyses maakt om de beste leveranciers te kiezen. We moeten onze kennis van tools zoals Excel of specifieke inkoopsoftware kunnen tonen en eventueel zelfs een voorbeeld geven van een analyse die we hebben uitgevoerd.
✨Demonstreer je kennis van de markt
We moeten goed op de hoogte zijn van de huidige trends in de branche waarin we willen inkopen. Dit kan een groot pluspunt zijn. Bereid enkele opmerkingen voor over hoe marktontwikkelingen invloed hebben op inkoopbeslissingen, zodat we kunnen laten zien dat we marktkundig zijn.
✨Focus op lange termijn relaties
Als inkoper is het essentieel om langdurige relaties met leveranciers op te bouwen. We moeten kunnen uitleggen hoe we deze relaties ontwikkelen en onderhouden, en wat we hierbij belangrijk vinden. Dit laat zien dat we niet alleen gaan voor de goedkoopste deal, maar ook voor duurzame samenwerking.
