In één oogopslag
- Taken: Ondersteun projectbeheer en administratie voor de Europese Ruimtevaartorganisatie.
- Bedrijf: Akkodis Aerospace, een toonaangevend bedrijf in de lucht- en ruimtevaartsector.
- Voordelen: Competitief salaris, professionele ontwikkeling en unieke ervaring in de ruimtevaartindustrie.
- Overige informatie: Dynamische werkomgeving met kansen voor persoonlijke en professionele groei.
- Waarom deze baan: Werk aan baanbrekende projecten die de toekomst van de ruimtevaart vormgeven.
- Kwalificaties: HBO-diploma in Bedrijfskunde of vergelijkbaar, met ervaring in projectbeheer.
Het verwachte salaris ligt tussen 45000 - 55000 € per jaar.
We zijn op zoek naar een Project Administration Officer om ons Akkodis Aerospace team te versterken, die ter plaatse werkt bij de Europese Ruimtevaartorganisatie in Nederland. Akkodis heeft trots de lucht- en defensie-industrie in Nederland ondersteund. Onze samenwerking met de Europese Ruimtevaartorganisatie (ESA) is een van de vele succesverhalen die onze mensen in staat heeft gesteld hun carrièremogelijkheden uit te breiden.
Als Project Control & Administration Specialist ondersteun je de Directie Commercialisatie en Industriepartnerschappen (CIP) van ESA door een efficiënte uitvoering van projectcontrole, inkoopadministratie, financiële rapportage en programmabegeleiding te waarborgen. Je werkt nauw samen met Project Controllers, Projectmanagers, Financiën, Contracten en Inkoopteams om een nauwkeurige implementatie van ESA-processen te garanderen, terwijl je hoge niveaus van datakwaliteit, compliance en rapportage handhaaft.
De service biedt projectmanagement en zakelijke ondersteuning aan de Directie Commercialisatie en Industriepartnerschappen (CIP) van ESA, met inbegrip van projectadministratie, planning en scheduling, risicobeheer, configuratie- en databeheer (CADM), documentbeheer, rapportage en governance-activiteiten.
Specifieke taken die moeten worden uitgevoerd:
- Ondersteuning bieden voor projectcontroleaspecten van het inkoopproces en gerelateerde taken;
- Zorgen dat gemeenschappelijke, geharmoniseerde, goedgekeurde processen worden gevolgd voor de implementatie van inkoopacties in de gerelateerde systemen en voorstellen doen voor serviceverbeteringen;
- Ondersteuning bieden bij inkoopactiviteiten in de gerelateerde systemen, met algemene toezicht en proactieve follow-up van interne verduidelijkingen, problemen, verzoeken om informatie, goedkeuringsworkflow en het verstrekken van geconsolideerde activiteitslogs, status en statistieken;
- Ondersteuning bieden bij de ontvangst en distributie van verzoeken en brieven van steun van lidstaten;
- Ondersteuning bieden bij de planning en coördinatie van de implementatie van de creatie van SoWs voor werkplanactiviteiten;
- Ondersteuning bieden bij de voorbereiding van de JCB-statusrapportage, financiële en activiteiten voortgangstabellen;
- Rapportages genereren zoals activiteitslogs, statistieken, programmatische KPI's, vlaggenlijst en voortgangstatus van werkpakkettaken;
- Financiële metrics (incl. personeel) genereren met variantieanalyse voor kwartaal-/maandelijkse managementrapportage;
- Documentatie en richtlijnen voor de implementatie van inkoopprocessen produceren en onderhouden;
- Inbreng en aanbevelingen geven voor procesoptimalisatie voor inkoopondersteunende activiteiten en taken;
- Ondersteuning bieden voor veranderingen of verbeteringen in het inkoopproces van ESA;
- Ondersteuning bieden bij personeelsplanning en controle in nauwe samenwerking met de CAC Book Captains;
- TEC-boeking versus planning monitoren en analyseren, variaties identificeren op maandbasis en goedgekeurde correcties communiceren;
- Ondersteuning bieden bij financiële en managementaudits, inclusief voorbereidingsactiviteiten, informatieverzameling, coördinatie, presentaties en actie-item tracking;
- Ondersteuning bieden en deelnemen aan coördinatievergaderingen, werkgroepen, database/toolbriefings en trainingen;
- Ad-hoc ondersteuning bieden bij het testen van nieuwe systemen/tools;
- Tijd loggen en volgen ten behoeve van contract-KPI's en de status van acties, waarbij tijdige implementatie wordt gewaarborgd.
Om de bovengenoemde taken succesvol uit te voeren, is de volgende achtergrond/ervaring vereist:
- Universitaire graad (Bachelor) van een erkende instelling van secundair onderwijs of gelijkwaardige kwalificatie in Bedrijfskunde (of Communicatie indien relevant), met relevante ervaring;
- Ervaring in controle en/of beheer van activiteiten en middelen in een internationale en multidisciplinaire omgeving;
- Bij sommige taken kan kennis van Financiën/Boekhouding vereist zijn;
- Hoog niveau van vaardigheid in het gebruik van moderne activiteiten- en middelenbeheerondersteuningstools/databases van standaard kantoorautomatiseringssoftware, met name geavanceerd gebruik van Excel;
- Ervaring als gebruiker van SAP, Power BI en met name ECC en SRM-modules;
- Kennis van relevante ESA-corporate applicaties, bijvoorbeeld ESA-p, is een pluspunt;
- Vermogen om snel te begrijpen en zich aan te passen aan de specifieke context en omgeving van ESA, inclusief ESA corporate IT-applicaties;
- Vloeiend in de Engelse taal, zowel schriftelijk als mondeling; kennis van een andere officiële ESA-taal is een pluspunt.
Project Administration Officer in Noordwijk-Binnen werkgever: Akkodis
Akkodis is een uitstekende werkgever die een stimulerende en hands-on werkomgeving biedt voor Electronics Lab Technicians. Met een focus op persoonlijke ontwikkeling, biedt het bedrijf uitgebreide opleidingsmogelijkheden en een sterke ondersteuning van een engineering netwerk. Werken bij Akkodis betekent bijdragen aan innovatieve projecten in een high-tech R&D omgeving, met aantrekkelijke voordelen zoals een competitief salaris, flexibele vakantiedagen en een sterke pensioenregeling.
