In één oogopslag
- Taken: Organiseer vergaderingen, beheer agenda's en ondersteun het team met administratieve taken.
- Bedrijf: IVO Rechtspraak, een organisatie die zich richt op rechtspraak en dienstverlening.
- Voordelen: Flexibele werkuren, hybride werken en een salaris tot €2.600 per maand.
- Overige informatie: Tijdelijke functie van december 2026 tot augustus 2027 met mogelijkheden voor groei.
- Waarom deze baan: Maak impact door bij te dragen aan een efficiënte organisatie en werkprocessen.
- Kwalificaties: 3-5 jaar relevante ervaring en kennis van complexe organisaties.
Het verwachte salaris ligt tussen 3949 - 4827 € per maand.
Functieomschrijving
- Organisatie & Planning
- Voorbereiden en notuleren van vergaderingen
- Maken van prioriteiten en bewaken van deadlines
- Informatie verwerken in geautomatiseerde systemen
- Agendabeheer
- Inplannen van afspraken (van simpel tot complex)
- Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en teamuitjes
- Inplannen intakegesprekken
- Voorkomen van dubbele boekingen
- Communicatie
- Beantwoorden van e-mails en telefoontjes
- Opstellen van correspondentie
- Uitwisselen van informatie en actiepunten
- Administratieve taken
- Instroom - Doorstroom - Uitdiensttreding
- Ziek- en herstelmeldingen
- Autorisaties
- Financiële administratie: catering en bestelaanvragen
- Ondersteuning met zorg
- Signaleren van knelpunten en verbeteringen
- Vooruitdenken en ontzorgen
- Uitvoeren van werkzaamheden volgens geldende richtlijnen
- Vertrouwelijk omgaan met informatie
- Bijdrage leveren aan verbetering van werkprocessen
- Vraagbaak en wegwijs maken binnen organisatie
Achtergrond opdracht
In verband met zwangerschaps-, bevallings- en ouderschapsverlof van een collega ontstaat gedurende een tijdelijke periode van eind december 2026 t/m augustus 2027 een capaciteitsbehoefte. Om de continuïteit van de werkzaamheden en dienstverlening te waarborgen, is tijdelijk externe inzet noodzakelijk. De externe inhuur is uitsluitend bedoeld ter vervanging gedurende de afwezigheidsperiode en heeft daarmee een tijdelijk karakter.
Eisen
- 3 á 5 jaar relevante werkervaring
Overige vereiste kennisgebieden
- Kennis en ervaring binnen een complexe organisatie
- Zelfstandig en in een teamverband kunnen werken
- Organisatiesensitiviteit
Competenties
- Klantgerichtheid, organisatiesensitiviteit en flexibiliteit
- Voortgangscontrole, organisatiesensitiviteit en integriteit
- Plannen en organiseren
Wensen
- Microsoft 365
- Affiniteit met techniek en gevoel voor tooling (bijvoorbeeld TOPdesk, Leonardo etc.)
Praktische info
- Startdatum: dinsdag 1 december 2026
- Einddatum: dinsdag 31 augustus 2027
- Optie tot verlenging: Nee
- Uren per week: 24
- Werklocatie: Utrecht/Hybride
- Deadline: 22 oktober tot 17:00
- Contracttype: Detachering
- Salaris: tot €2.600 bruto per maand o.b.v. 24 uur per week
Managementondersteuning/Managementsecretaresse – IVO Rechtspraak in Utrecht werkgever: Actos Interim Professionals
Als werkgever biedt het ministerie een dynamische en stimulerende werkomgeving in Den Haag, waar innovatie en ondernemerschap centraal staan. Medewerkers krijgen de kans om zich professioneel te ontwikkelen binnen een politiekgevoelige setting, met ruimte voor groei en verdere professionalisering. De cultuur is gericht op samenwerking en ondersteuning, waardoor je als Manager P&O Services een significante impact kunt maken op de organisatie en de medewerkers.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Actos Interim Professionals
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Managementondersteuning/Managementsecretaresse – IVO Rechtspraak in Utrecht kunt binnenhalen
✨Netwerk met vakgenoten
Zorg ervoor dat je actief netwerkt met andere professionals in bedrijfsleiderschap en management. Ga naar lokale evenementen, conferenties of workshops waar je gelijkgestemden kunt ontmoeten. Dit kan je niet alleen nieuwe inzichten geven, maar ook waardevolle connecties die je kunnen helpen bij het vinden van tijdelijke kansen.
✨Specifieke platforms voor interim-management
Zoek naar platforms die zich richten op interim-management of tijdelijke functies. Websites zoals Interim.nl of managementdiensten kunnen je helpen om gerichte vacatures te vinden. Vergeet niet om je profiel daar aantrekkelijk te maken en goed zichtbaar te zijn voor recruiters.
✨Gebruik tijdelijke projecten als springplank
Als je tijdelijk werk zoekt, kijk dan ook naar freelance mogelijkheden binnen projecten die je vaardigheden kunnen laten zien. Dit kan helpen om je netwerk uit te breiden en je ervaring in de praktijk te brengen. Plus, succesvolle projecten kunnen deuren openen naar langere samenwerkingen of nieuwe opdrachten.
✨Focus op bedrijfsresultaten
Wanneer je jezelf aanprijst voor tijdelijke functies, benadruk dan hoe je eerdere ervaringen direct hebben bijgedragen aan bedrijfsresultaten. Ondersteun je claims met concrete voorbeelden die laten zien hoe jij waarde hebt toegevoegd in kortlopende projecten. Vergeet niet om ook op onze website Actos Interim Professionals te kijken voor actuele vacatures!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Managementondersteuning/Managementsecretaresse – IVO Rechtspraak in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Blik op je leidende rol:Als je solliciteert voor een tijdelijke rol in bedrijfsleiderschap en management, mis dan niet om je leiderschapservaring te benadrukken. Laat zien hoe je teams hebt geleid, strategische beslissingen hebt genomen en resultaten hebt geboekt. Dit laat ons bij Actos Interim Professionals zien dat je klaar bent om meteen impact te maken!
Flexibiliteit en leervermogen:Wij waarderen kandidaten die zich snel kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden. In je motivatiebrief is het handig om voorbeelden te geven van situaties waarin je hebt aangetoond flexibel en leergierig te zijn. Dit toont ons dat je de juiste mindset hebt voor een tijdelijke functie!
Samenwerken met verschillende teams:In bedrijfsleiderschap is het vaak belangrijk om samen te werken met verschillende afdelingen. Vermeld in je CV of portfolio specifieke voorbeelden van samenwerking of projectmanagement waarbij je meerdere teams hebt gemobiliseerd. Dit kan ons helpen inzien dat je goed kunt navigeren binnen ons bedrijf en effectief kunt samenwerken.
Korte en krachtige sollicitatie:Aangezien het om een tijdelijke functie gaat, wil je ervoor zorgen dat je sollicitatie snel tot de kern komt. Houd je CV en motivatiebrief beknopt maar krachtig, waarbij je het belangrijkste in jouw ervaring en vaardigheden voor deze rol benadrukt. Vergeet niet om te solliciteren via onze website!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Actos Interim Professionals
✨Voorbereiden op strategische vragen
Als je solliciteert voor een rol in bedrijfsleiderschap en management bij Actos Interim Professionals, is het cruciaal om goed voorbereid te zijn op strategische vragen. Denk aan situaties waarin je teams hebt aangestuurd of beslissingen hebt genomen die een grote impact hadden. Bereid voorbeelden voor die jouw leiderschapsstijl en kritische denkvermogen laten zien!
✨Focus op tijdelijke inzetbaarheid
Aangezien je solliciteert naar een tijdelijke rol, willen ze mogelijk weten hoe snel je kunt inspelen op veranderingen en de bedrijfsdoelen kunt behalen. Benadruk je flexibiliteit en je vermogen om snel te leren. Laat ze zien dat je niet alleen helpt bij acute uitdagingen, maar ook waarde toevoegt tijdens de overgangsperiode.
✨Geef inzicht in je doelgroepgevoel
In managementposities draait het vaak om het begrijpen van de mensen achter de werkprocessen. Bereid je voor op vragen die je test op je vermogen om in te schatten hoe teamleden zich voelen en hoe je ze het beste kunt motiveren. Dit is een kans om je emotionele intelligentie te tonen.
✨Discussieer over veranderingsmanagement
Tijdelijke functies in management vereisen vaak dat je veranderingen doorvoert of het team door een transitie loodst. Bereid je voor op vragen over veranderingsmanagement en hoe je medewerkers meeneemt in deze processen. Gebruik voorbeelden van eerdere ervaringen waarbij je succesvol veranderingen hebt geïmplementeerd.
