Executive Assistant in Hoofddorp

Bij Abbott zijn we toegewijd aan het helpen van mensen om gezonder te leven door innovatieve gezondheidsoplossingen. We zijn momenteel op zoek naar een zeer georganiseerde, proactieve en professionele Executive Assistant ter ondersteuning van onze Finance Director en om een sleutelrol te spelen in de soepele werking van onze Corporate Finance Services organisatie in Nederland.

Dit is veel meer dan een traditionele administratieve rol. Als vertrouwde partner van de Finance Director ben je het middelpunt van executive coördinatie, governance-activiteiten, compliance-processen, stakeholdermanagement en bedrijfsvoering binnen een complexe organisatie die meer dan 2.300 medewerkers en meerdere juridische entiteiten in Nederland ondersteunt.

Locatie: Hoofddorp, Nederland. Dit is een kantoor-gebaseerde rol.

Over de rol

De Executive Assistant biedt uitgebreide executive, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de Finance Director, waarbij effectieve dagelijkse operaties, naadloze coördinatie van belangrijke bedrijfsactiviteiten en succesvolle opvolging van belangrijke beslissingen en acties worden gewaarborgd. Je werkt nauw samen met senior leiders, managementteams, compliancecommissies, ondernemingsraden en externe stakeholders terwijl je helpt bij het bevorderen van efficiëntie en operationele uitmuntendheid binnen de Finance-organisatie.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Bied proactieve administratieve en organisatorische ondersteuning aan de Finance Director, inclusief kalenderbeheer, reisarrangementen, vergadercoördinatie en het afhandelen van vertrouwelijke correspondentie.
• Organiseer leiderschapsvergaderingen, bestuursvergaderingen, compliancecommissies en andere belangrijke zakelijke fora, inclusief het voorbereiden van agenda's, presentaties en notulen.
• Volg acties, deadlines en prioriteiten om effectieve opvolging en uitvoering binnen de organisatie te waarborgen.
• Coördineer projecten, evenementen en initiatieven voor medewerkersbetrokkenheid terwijl je continue procesverbeteringen ondersteunt.
• Fungeer als een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders, en bevorder sterke relaties binnen het bedrijf.
• Ondersteun governance, compliance, documentbeheer en communicatieactiviteiten, inclusief SharePoint-beheer en het onderhouden van nauwkeurige records.
• Help bij operationele en administratieve processen zoals inkooporders, leverancierscoördinatie en andere dagelijkse bedrijfssteunactiviteiten.

Wat je meebrengt

• Bachelor diploma (of gelijkwaardig werk- en denkniveau).
• Minimaal 5 jaar ervaring in een rol als Executive Assistant, Personal Assistant of senior administratieve ondersteuning.
• Sterke vaardigheid in Microsoft Office en moderne digitale samenwerkingstools, waaronder SharePoint.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als het Engels.
• Ervaring met het ondersteunen van senior leiders in een snel veranderende internationale omgeving is zeer gewenst.

Persoonlijk profiel

• Anticipeert op behoeften voordat ze zich voordoen.
• Bloeit in een dynamische en veranderende omgeving.
• Toont uitzonderlijke organisatorische en prioriteringsvaardigheden.
• Maakt gebruik van gezond verstand en gaat vertrouwelijke informatie discreet om.
• Bouwt snel vertrouwen op en communiceert effectief met stakeholders op alle niveaus.
• Neemt verantwoordelijkheid, stimuleert verbeteringen en levert consequent hoogwaardige resultaten.

Waarom kiezen voor Abbott?

Bij Abbott krijg je de kans om te werken in een zeer zichtbare rol die direct senior leiderschap ondersteunt en bijdraagt aan het succes van een toonaangevend wereldwijd gezondheidsbedrijf. Je maakt deel uit van een samenwerkende omgeving waar jouw expertise, initiatief en organisatorische vaardigheden elke dag een echte impact maken.