Directiesecretaris GGD Preventie en Welzijn in Rotterdam

De functieAls Directiesecretaris GGD, Preventie & Welzijn ben je een belangrijke sparringpartner voor de Directeur Publieke Gezondheid en Welzijn. Je beweegt je tussen directie, management en bestuur en helpt bestuurlijke processen soepel te laten verlopen. Je signaleert politiek-bestuurlijke ontwikkelingen, adviseert over complexe vraagstukken en bewaakt de bestuurlijke stukkenstroom. Zo zorg je ervoor dat verzoeken en dossiers zorgvuldig, volledig en tijdig worden afgehandeld en dat de directeur over de juiste informatie beschikt om besluiten te nemen.

Je beoordeelt binnenkomende verzoeken aan de directie, handelt deze waar mogelijk zelfstandig af en stelt waar nodig adviezen op. Ook ben je sparringpartner voor het managementteam, coördinatoren en adviseurs. Je herkent bestuurlijke en ambtelijke gevoeligheden, legt verbanden tussen dossiers en weet wanneer afstemming nodig is of een onderwerp aan de directeur moet worden voorgelegd.

Wat ga je doen?

• Bestuurlijke advisering en directieondersteuning: je signaleert bestuurlijke en ambtelijke ontwikkelingen en gevoeligheden, beoordeelt directieverzoeken en adviseert waar nodig. Je bent sparringpartner voor het managementteam, coördinatoren en adviseurs.
• Voorbereiding en begeleiding van overleggen: je vervult de secretarisrol bij het directieoverleg ZWW, de staven Jeugdwelzijn en Preventie, Preventie en Welzijn en Sociale Basis, de gecombineerde staf Sociale Basis, het portefeuilleoverleg Postma, teamoverleg Segers en portefeuilleoverleg Juridische zaken. Je draagt zorg voor de voorbereiding, opvolging en afstemming.
• Directie- en managementoverleggen: je neemt deel aan het DT/MT GGD, P&W en waar nodig aan het MT P&W of MT GGD.
• Bestuurlijke dossiers en besluitvorming: je bent betrokken bij de doorlopende accordering van bestuurlijke dossiers via DIVA BB.
• Concern- en clusterbrede coördinatie: je zet organisatiebrede verzoeken uit binnen de directie, bijvoorbeeld over organisatieopgaven en -ontwikkelingen.
• Rapportages en planning- en controlprocessen: je bent betrokken bij de programmarapportage VGZ en ZWW en coördineert uitvragen binnen de directie die verband houden met de planning- en controlcyclus.
• Commissie- en raadsbehandelingen: je begeleidt de bestuurlijke processen, waaronder de actualiteitenraad. Je verzorgt de periodieke uitvraag van de lange termijnagenda, coördineert begrotingsbehandelingen en zet voorbereidende uitvragen uit. Daarbij werk je nauw samen met de afdelingssecretaris Preventie & Welzijn.
• Samenwerking en vervanging: je werkt nauw samen met de afdelingssecretaris Preventie & Welzijn en vervangt elkaar waar nodig tijdens vakantie en verlof.

Jouw profiel

Je bent een stevige, analytisch sterke professional met een uitstekend gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen. Je begrijpt hoe besluitvorming binnen een complexe bestuurlijke organisatie verloopt en kunt effectief omgaan met verschillende belangen, verantwoordelijkheden en organisatieniveaus. Je doorgrondt complexe vraagstukken snel, legt verbanden en vertaalt ontwikkelingen naar heldere, goed onderbouwde adviezen. Je bent een kritische en onafhankelijke sparringpartner die gevraagd en ongevraagd advies geeft, ook bij uiteenlopende belangen of bestuurlijk gevoelige onderwerpen. Je combineert overtuigingskracht met diplomatie en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke info. Je bent stressbestendig en houdt bij hoge werkdruk, deadlines en meerdere verzoeken tegelijk overzicht. Je stelt prioriteiten en bewaakt de voortgang. Je werkt gestructureerd en zorgvuldig, hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en houdt regie op processen waarin verschillende partijen en deadlines samenkomen. Je schakelt snel wanneer prioriteiten veranderen en zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd en aangehaakt. Je legt gemakkelijk contacten en onderhoudt die op verschillende niveaus binnen de organisatie. Je communiceert helder en overtuigend en weet wanneer je moet adviseren, afstemmen of zelfstandig handelen. Je bent toegankelijk in de samenwerking en durft kritisch door te vragen, verwachtingen bespreekbaar te maken en waar nodig tegengas te geven.

Organisatie

Onze organisatie De Directie GGD, P&W is onderdeel van het Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling. De GGD vormt vanuit de gemeenschappelijke regeling van 13 gemeenten daarbinnen een aparte entiteit met een regionale functie op het gebied van publieke gezondheid.

Eisen

• De kandidaat beschikt over een afgeronde WO-bacheloropleiding in de richting van Bestuurskunde, Politicologie, Rechtsgeleerdheid, Bestuurs- en Organisatiewetenschap of een aantoonbaar vergelijkbare relevante studierichting.
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als directiesecretaris, bestuursadviseur, strategisch adviseur of in een vergelijkbare adviserende functie binnen een politiek-bestuurlijke organisatie.
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het adviseren van directie, management of bestuur over politiek-bestuurlijke vraagstukken.
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, coördineren en begeleiden van bestuurlijke besluitvormingsprocessen.

Gunningscriteria

• De kandidaat beschikt over een afgeronde WO-masteropleiding in een voor de functie relevante studierichting.
• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar werkervaring, opgedaan in de afgelopen 8 jaar als directiesecretaris of bestuursadviseur binnen een gemeentelijke organisatie.
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met bestuurlijke advisering binnen het sociaal domein, de publieke gezondheid of het welzijnsdomein.
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en begeleiden van commissie- en raadsbehandelingen, waaronder bestuurlijke dossiers en besluitvormingsprocedures.
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het coördineren van planning- en controlprocessen, bestuurlijke rapportages en organisatiebrede verantwoordingsprocessen.