Documentalist Locatie: Utrecht
Over de functie Als documentalist beheer je het digitale projectarchief en ondersteun je projectmedewerkers bij documentbeheer en archiefvorming. Je helpt hen hun taken en verantwoordelijkheden goed uit te voeren en draagt zo bij aan een voortdurende verbetering van de informatiehuishouding.
Wat ga je doen?
Documenten registreren, voorzien van metadata, ordenen en classificeren op vertrouwelijkheid.
Het ordeningsplan en de ordeningsstructuur actueel houden.
Dossiers waarderen, selecteren en beheren.
Een autorisatiematrix opstellen en bijhouden, en autorisaties verlenen en intrekken.
Standaardweergaven en zoekvragen in het documentmanagementsysteem maken.
Projectmedewerkers instrueren, trainen en begeleiden, zodat zij zelfstandig hun taken rond documentbeheer en archiefvorming uitvoeren.
Documenten en (sub)dossiers toevoegen, ordenen, muteren en verplaatsen.
Toezien op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten.
Informatie tijdig beschikbaar stellen aan de juiste personen, onder meer door post- en e-mailstukken te routeren.
Storingen melden en functionele verbetervoorstellen voor applicaties inventariseren en doorgeven.
De benodigde middelen, werkinstructies en handleidingen voor documentbeheer actueel houden.
Resultaat
Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, waaronder eisen voor ordening, waardering, selectie en metadata.
Actuele hulpmiddelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur.
Wat breng je mee?
Minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
Meer dan twee jaar aantoonbare ervaring met een documentmanagementsysteem (DMS) en digitaal archiveren.
Kennis van en ervaring met (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen.
Ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.
Beheersing van de Nederlandse taal.
Pré’s
Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint.
Eisen
De kandidaat heeft minimaal HBO-denk- en werkniveau en een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
De kandidaat heeft meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
De kandidaat heeft ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen
De kandidaat kan zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
De kandidaat beheerst de Nederlandse taal
Gunningscriteria
Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
#J-18808-Ljbffr
Contactgegevens:
Recruitmentteam van 1UP Training (Netherlands)
